Organiser une visioconference
Tout savoir sur la visioconférence
Une visioconférence sert à réunir différents interlocuteurs à un même moment mais dans des lieux différents. À l’aide d’Internet, d’ordinateurs, de webcams et de micros, les participants à la visioconférence peuvent se voir et échanger sur un ou plusieurs sujets.
Organiser une visioconférence en ligne ne s’improvise pas : il faut veiller à ce que tous les participants soient disponibles, équipés, et qu’ils aient pris connaissance de l’ordre du jour et de tous les documents nécessaires au bon déroulement de la visioconférence.
Qu’est-ce qu’une visioconférence ?
La visioconférence est un moyen de communication direct semblable au téléphone mais permettant de voir ses interlocuteurs en vidéo. C’est un outil très utilisé aujourd’hui dans le monde professionnel et qui connaît un succès croissant.
Il permet de parler en temps réel avec des collaborateurs éloignés dans une autre ville, région ou même pays tout en leur présentant des documents. La qualité des visioconférences n’altère en rien les sessions de travail effectuées par l’intermédiaire de cet outil puisqu’il offre généralement une bonne qualité audio et vidéo. De plus, une entreprise qui a son propre système de visioconférence peut l’utiliser entre collaborateurs mais également avec ses prestataires, prospects ou clients.
Toutefois, pour qu’il soit efficace, il convient de définir en amont de la réunion par visioconférence une date en fonction des disponibilités des personnes qui doivent être présentes. Généralement, les visioconférences sont plus faciles à mettre en place que les réunions en physique. Le facteur géographique n’entre en effet pas en compte dans ce cas-là. Or, c’est souvent un élément qui pose problème quand des réunions doivent être organisées pour présenter visuellement un projet ou expliquer des analyses.
En toute simplicité
Avec Glowbl, un micro, une webcam et une bonne connexion Internet suffisent pour s’adresser à ses interlocuteurs lors d’une visioconférence.
Une solution en ligne
Glowbl est un outil de communication simple à mettre en place et qui permet de gagner en efficacité dans vos projets. Nul besoin d’installer de logiciel, assurez-vous de disposer d’une connexion filaire ou d’un wifi stable.
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Comment fonctionne la visioconférence ?
La visioconférence est un moyen de communication simple à mettre en place car peu d’équipement est nécessaire.
Le matériel pour une visioconférence à prévoir pour chaque participant est :
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Une webcam
La webcam sert à filmer les intervenants : l’image est transmise par voie numérique aux autres personnes.
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Un micro
Le micro permet à chaque participant de prendre la parole et de se faire entendre des autres personnes.
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Un casque ou des oreillettes
Il est indispensable que chaque participant soit équipé d’un casque ou d’oreillettes afin d’entendre les autres intervenants participant à la visioconférence. Un effet, les hauts parleurs peuvent créer des échos.
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Un système de visioconférence
Le système de visioconférence peut être un logiciel à installer sur ordinateur ou un service à utiliser directement en ligne. Cette dernière solution a l’avantage d’être utilisable depuis n’importe quel ordinateur connecté à Internet et équipé d’une webcam et d’un micro.
Le fonctionnement de la visioconférence repose sur l’ensemble de ces éléments qui doivent être reliés à un ordinateur. C’est sur cet ordinateur que l’image captée par la webcam des autres participants sera visible.
Parler, se voir et écouter
Le service de visioconférence est un outil disponible sur les espaces virtuels Glowbl.
Cela inclut la webcam et le micro, chacun pouvant d’ailleurs fonctionner l’un sans l’autre. Le micro peut également être coupé et activé quand on le souhaite en cliquant simplement sur l’icône.
Glowbl est une solution simple car elle n’est en aucun cas liée à de la VoIP et est accessible depuis son application mobile.
Quels sont les avantages de la visioconférence ?
Alors que les réunions en physique sont contraignantes à organiser quand les participants n’habitent pas la même ville, les réunions en visioconférence permettent de travailler de manière collaborative plus efficacement.
Cette caractéristique favorise l’accroissement de l’activité de l’entreprise mais ce n’est pas le seul intérêt de la visioconférence :
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Réduction des coûts
Avec la visioconférence, il n’y a plus de déplacement en voiture, en train ou en avion à effectuer pour réunir des personnes : les coûts des transports sont supprimés.
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Suppression des limites géographiques
La visioconférence donne la possibilité de travailler de manière collaborative avec des personnes situées à l’autre bout du monde.
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Gain de temps
Communiquer par visioconférence fait gagner du temps car les déplacements sont supprimés : ce temps peut ainsi être utilisé de manière plus optimale.
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Réduction de l’empreinte carbone
Organiser des visioconférences plutôt que des réunions en physique permet de réduire les déplacements et donc les émissions de gaz à effet de serre.
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Amélioration de la santé mentale
Enfin, un des autres avantages de la visioconférence est qu’elle permet de diminuer le stress et la fatigue des personnes qui ont l’habitude de beaucoup voyager.
Comme dans votre salle de réunion
Chez Glowbl, la visioconférence est un outil permettant à dix personnes d’activer en simultané leur webcam pour l’image et leur micro pour l’audio.
Projetez votre webcam
Une des fonctionnalités de Glowbl est de permettre la projection du flux d’une webcam au centre de l’application : ainsi, cela permet de voir un ou plusieurs participants en grand à la place d’un contenu.
Cela permet de valoriser la prise de parole de ces personnes à la place d’un document par exemple.
Quels types de réunion puis-je organiser en visioconférence ?
Informer, échanger ou créer… Selon les besoins et les objectifs, plusieurs types de réunion peuvent être organisés en visioconférence
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Le brainstorming, ou réunion de remue-méninges
Une réunion créative où les participants énoncent le maximum d’idées ou de propositions – originales ou non – sur un concept précis. En fin de réunion, l’animateur conserve la meilleure idée
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La réunion d’information
Comme son nom l’indique, elle implique une communication de l’animateur afin d’informer tous les participants sur un sujet précis
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L’interview de groupe, ou réunion d’information ascendante
L’animateur interroge un groupe de personnes sur une thématique particulière afin de collecter le maximum d’informations sur le sujet
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La réunion d’échange, ou de discussions
Un ou plusieurs thèmes sont abordés et les participants sont amenés à échanger entre eux. Discussions utiles puisqu’à plus long terme, cela permet de développer les échanges d’opinions, voire d’aboutir à une décision commune
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La réunion de lancement
Elle intervient en amont d’un projet afin de définir sa date de lancement, sa feuille de route et de faire un premier point avec toutes les personnes concernées
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La réunion de prise de décision
Ce type de réunion est organisé avec l’objectif de résoudre un problème précis. Après l’annonce de la problématique par l’animateur, tous les participants échangent et débattent avant la prise de décision
Pour tout type de réunions
Tous les types de réunions peuvent être organisés en visioconférence sur Glowbl. En réunion, tous les participants ont le droit à la parole pour contribuer à la totale réussite du rendez-vous.
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Entretenir sa relation client
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Faire un entretien d’embauche
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Travailler en groupe
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